Ewa Turek - BLOG

O autorze ↓

SZTUKA PRZETRWANIA podczas sesji pytań i odpowiedzi.

Pixabay
Pytania - zamiast się ich bać, można wykorzystać ich siłę.

Ten moment kiedy kończysz prezentację i z ulgą oceniasz – uf, dałem radę. Poradziłeś sobie ze stresem, materiałem i slajdami. Stajesz teraz przed publicznością i wypowiadasz końcowe zdanie: „Czy są jakieś pytania?”.
Modlisz się w duchu o dwie rzeczy: po pierwsze - aby w ogóle padło jakieś pytanie (bo jeśli nie to może jednak było nudno), po drugie, aby było to sensowne pytanie (czyli na temat, znam odpowiedz, lub mogę się wykazać).
Wówczas z tłumu pada pytanie:
„To co Pan przedstawił to nieprawda. Dlaczego Pan nas oszukuje?”
Jesteś sam przed tłumem. Czujesz się jak jeleń w świetle jupiterów. Twój „gadzi” mózg szybko przetwarza bodźce i ocenia, którą decyzję podjąć: walczyć czy uciekać.
Jak Dawid stoisz przed Goliatem. Cokolwiek zrobisz, cokolwiek powiesz - wszyscy na ciebie patrzą. Jak sobie poradzisz?

Rozwiązaniem jest KONTROLA. Możesz kontrolować:
- pytającego – udzielając głosu, wskazując osobę.
- siebie – swoje emocje, zachowanie.
- swoją odpowiedź – słowa, słowa, słowa.
- czas – ty ustalasz warunki czasowe
- publiczność – to nadal twoje wstąpienie.

1. OTWARCIE DYSKUSJI.
To ty kontrolujesz czas przeznaczony na pytania. „Mamy 10 minut na sesję pytań. Bardzo proszę kto pierwszy?” , „Jeszcze dwa pytania” , „Na pozostałe odpowiem w holu, jestem do Państwa dyspozycji.”

2. WYBÓR PYTAJĄCEGO.
To ty decydujesz. Wskazuj osobę zawsze otwartą dłonią. Pokazywanie palcem jest bardziej wrogie. Jeśli jesteś po imieniu ze wszystkimi na sali, zwracaj się po imieniu. Jeśli nie, nie zwracaj się po imieniu do nikogo. Unikasz wrażenia, że kogoś faworyzujesz.

3. SŁUCHAJ.
Nie buduj odpowiedzi w trakcie słuchania pytania. Twoim najważniejszym zadaniem jest skupić się na osobie, która pyta. Słuchaj całym sobą: myślą i ciałem. Chodzi o aktywne słuchanie. Skoncentruj się na kluczowych słowach pytania. Bardzo rzadko pada krótkie, konkretne pytanie. Najczęściej są to zagmatwane, złożone wypowiedzi. Jak powiedział Bill Clinton podczas prezydenckiej debaty w 1992 roku: „O wiele łatwiej jest być dobrym wykładowcą, niż dobrym słuchaczem.” Podczas słuchania oprzyj się pokusie budowania odpowiedzi. Szukaj istoty sprawy. Wyciągnij 1-2 słowa kluczowe szukając sensu pytania. Możesz mówić do siebie w myślach „On pyta o koszty”, „Niepokoją go zwolnienia”. W tym samy czasie twoje ciało powinno wyrażać: jestem skupiony na tobie, jesteś ważny. Zastosuj poniższe elementy:
- zrównoważona postawa
- potakiwanie głową
- aprobata głosem „hmm…”, „Tak…”
- spokojne dłonie (nie rób młynka, nie pstrykaj długopisem, nie baw się obrączką)

4. ZABRANIE GŁOSU
to jeszcze nie odpowiedz. Wykasuj z repertuaru takie wyrażenia, jak:
- czy pytał Pan o …?
- zobaczmy, czy zrozumiałem Pani pytanie…
- czy może Pan powtórzyć pytanie?
Jeśli nie jesteś pewny o co chodzi pytającemu – NIE SPEKULUJ! Wróć do tej osoby i na SIEBIE przenieś ciężar niezrozumienia. „Przepraszam, nie do końca zrozumiałem pytanie, czy mógłby Pan JE inaczej sformułować?”. To bezpieczniejsza droga niż ryzykowanie odpowiedzi nie na temat, bo to wzbudzić tylko irytację.

5. PYTANIA PROWOKACYJNE.
Pytania bardzo negatywne, oszczercze można „zmiękczyć” za pomocą PARAFRAZY. To powtórzenie, ze zmianą nacisku. Zacznij od takich słów, jak:
- Co …
- Dlaczego …
- Jak …
- Czy ….
- W jaki sposób ...
Na pytanie – „Państwa produkt ma cenę z kosmosu!”
Parafraza – „Jakie były przesłanki do ustalenia ceny naszego produktu…” lub „Dlaczego wybraliśmy ten poziom cenowy”, „Co składa się na wartość naszego produktu.”

6. PYTANIA NIE NA TEMAT.
Niestety musisz odpowiedzieć na KAŻDE pytanie, nawet jeśli jest najgłupsze, nie na temat lub się powtarza. „Dlaczego państwa logo jest czerwone?”, „Dlaczego to pan reprezentuje dzisiaj firmę?”. Pohamuj grymas, uśmieszek, zmarszczenie brwi. Twoim celem jest pozostać profesjonalistą i trzymać klasę. Odpowiedz powinna być prosta i szczera.

7. PRZYGOTUJ SIĘ WCZEŚNIEJ. Poświęciłeś czas na przygotowanie prezentacji, wybrałeś ciekawe slajdy, poświęciłeś temu dużo czasu … ale czy przygotowałeś się do pytań? Zanim wyjdziesz na scenę sporządź listę najbardziej trudnych, prowokacyjnych pytań. Możesz poprosić inne osoby z firmy, znajomych, partnerów aby zadawali ci trudne pytania. Skompletuj listę pytań, które uderzają w najczulsze punkty. Bądź przygotowany na czarny scenariusz. Najczęściej takie pytania sprowadzają się do kilku obszarów: ceny, konkurencji, zarządzania, problemów, kosztów, sytuacji kryzysowych. Kiedy do debaty przygotowują się politycy (ciekawe czy w Polsce też?) korzystają z dublerów swoich przeciwników. Trenują jak zawodowcy. Bądź zawodowcem.

8. UZNANY ZA WINNEGO.
„Kiedy przestał Pan bić żonę?”. Tego rodzaju pytania wywołują oburzenie i bezsilność. Ale pamiętasz? Na każde pytanie powinna być odpowiedz. Tego rodzaju agresywne pytania wymagają tylko krótkiego oświadczenia – „Nie, to nieprawda” lub „Nie, nigdy nie zacząłem bić żony”.

TO SZTUKA WOJNY.
Sesja pytań i odpowiedzi to jak prowadzenie bitwy. Ty jesteś generałem.
Pytania pojawiają się wszędzie, nie tylko na konferencji. Stykasz się z nimi każdego dnia. Podczas prezentacji biznesowej, rozmowy w sprawie pracy, szkolenia lub wywiadu. Nie możesz przewidzieć wszystkich pytań, ale możesz się przygotować do nich wcześniej. Nie bądź jak jeleń … w świetle jupiterów. Zarządzaj emocjami swoimi i publiczności. To sztuka jak każda inna, wymaga tylko praktykowania. I jak mówił Winston Churchill „Nigdy, nigdy, nigdy się nie poddawaj”.

Dla zainteresowanych zgłębianiem sztuki odpowiedzi na trudne pytania polecam książkę Jerrego Weissmana „W krzyżowym ogniu pytań”.
Trwa ładowanie komentarzy...